PPT被禁与信息安全

2018-11-03 13:21

最近,一位朋友告诉我,亚马逊公司禁止使用PowerPoint演示文稿,转而使用备忘录,他曾经为亚马逊的Jeff Bezos工作。   



听起来很疯狂吧? 亚马逊的员工不要在投影仪屏幕上阅读子弹点排序的条目了,而是在会议开始之前阅读关于会议主题的备忘录。我的朋友开始有点怀疑, 但乐意在其公司试一试。 他开始在一些大型会议上推出备忘录。令他惊讶的是,在这个实验的几个月后,备忘录已经流行起来,并且被公司普遍接受。随着整个组织中扩展备忘录的使用,其优势变得越来越明显。他们目前看到了五大好处:


  1. 效率。要求每个人在会议开始前阅读有关备忘录,让人们有机会提前了解某个主题,从而节省了会中阅读的时间。  

  2. 更好的提问和讨论。 由于每个人提前思考并准备好了问题,提出的问题变得更深入,更发人深省,因而使得讨论更加有针对性。  

  3. 更公平的竞争环境。很多时候,公司中的说话最响亮或制作最漂亮幻灯片的人得到所有人的关注。使用备忘录可以让所有参与者都有机会被听到并清楚地分享他们的想法,这使得最好的想法能够及时浮出水面。  

  4. 培养战略思维。要撰写备忘录,团队成员需要花时间清楚地表达一个事实支持的观点。虽然PowerPoint幻灯片可以列出事实和数据,但备忘录需要深刻的思考和叙述。  

  5. 珍贵的历史记录。如果有人错过了会议,备忘录可用于提供背景和更多的信息。这些备忘录也可作为长期决策背后推理的记录。您可以保存备忘录,使其可搜索,将其添加到学习管理系统,使用它们进行培训等。


我听了他的故事后,做了一些研究。其实,心理学和脑科学的一些发现可以解释使用备忘录的优点。


我们的脑神经用叙事产生最初的连接。


相对于食物对生存的重要性,讲述故事显得并不那么重要,但它却不容忽视。

人类学家说,获得火力控制,标志着人类发展的一个重要里程碑。我们的祖先开始用火做饭,人们坐在篝火周围交换着彼此的故事, 这些故事叙述中,有的是指导性的信息,有的则是警告和灵感。


故事很有说服力。

历史上最伟大的运动是由那些既有理性又有情感诉求的发言人引发的, 比如亚伯拉罕林肯和马丁路德金; 而小约翰肯尼迪(John F. Kennedy)将科学和情感融合在一起,激发了美国的月球计划。神经科学家发现情绪是通向大脑的最快途径,而故事天然地融合了某种情绪。如果你想要传播你的想法,故事是将这个想法转移给另一个人的最佳工具。


“我实际上是商业轶事的忠实粉丝,” Jeff Bezos在一次领导力论坛上说,他解释了为什么他会阅读客户的电子邮件并将其转发给相应的高管。他说,通常,客户轶事比数据更具洞察力,亚马逊使用“大量的指标”衡量成功,“我注意到,当轶事和指标有出入时,轶事通常是正确的。”


GDPR: 前瞻性的IT治理


在千万家公司还依赖PPT开展会议的时候,Jeff Bezos已经开始禁止PPT并转而使用备忘录,让人不禁感叹其独特的领导力,敬畏其前瞻性的思考。当大部分IT经理们还在苦思冥想旧电脑如何多卖几块钱的时候,一些公司,尤其是一些行业的头部公司已经开始意识到数据比电脑更值钱,于是,他们开始学习并研究GDPR,了解数据安全和隐私保护最前沿的实践。我们发现,凡是拥有优秀的IT治理架构的公司,往往是行业内的发展得最好的公司,因为他们拥有贝索斯式的前瞻性的思考,这些思考帮助公司化解了潜在的风险。


风险可能来自于很多方面,隐私保护不当造成的数据泄漏,可能让公司损失知识产权,可能会公司丢失客户和订单,并遭遇法律诉讼,品牌蒙受阴影。有人说,这种事情发生的概率太低了,怎么会摊到我的头上? 核电站事故的概率有多低?东京福岛的居民在2011年3月赶上了,它夺走了1300名居民的生命;水电站大坝坍塌的概率有多低? 老挝阿速坡省在2018年7月赶上了,50亿立方米的洪水下泄导致几百人死伤。


黑天鹅事件频频发生,概率低不见得不会发生,一旦发生则后果不堪设想。所以,花小钱买到大保险是智慧的。这些道理同样适用于CIO的信息安全管理。