IT Leaders: 14个节省时间的技巧

2018-11-26 15:49




无论您是在改造一个组织还是只想改善团队协作,如何节约时间并简化项目管理,通常都是首要考虑的事情。那么,您应该采用哪些做法来节省时间?哪些旧的做事方式需要被放弃?


过去几个月里,我们向许多IT领导者询问了他们如何提高效率、减少时间浪费的方法以及摒弃坏习惯的技巧。很幸运,我们收集到了不少反馈,他们提供了走向成功的具体技巧,包括如何协作、加强沟通,揭露问题并快速移走失败的项目。经过梳理,我们把这些收获整理为14条建议。想要最大化您在组织中的效率? 请继续阅读并收藏好这14个技巧。


1. 巧用云计算平台


IBOSS的首席营销官Jim McNiel表示,云平台显然是一个很好的协作工具,可以让同事快速查看进度并做出瞬间响应,比如使用微软的O365就能极大提高组织的文档协作能力。但是,云解决方案也可能产生新问题并浪费时间。“组织里有太多的单点解决方案,最终导致应用程序蔓延,无法在云解决方案之间共享有价值的信息,”McNiel说。“我们需要对伪云方案保持谨慎,并确保我们开启的服务是安全的,也能够提供我们所需的功能。”  


2. 及时清理电子邮件   


迈克菲云解决方案高级副总裁拉吉夫.古普塔发现,很难放弃电子邮件而采纳其他沟通方式,但人们花在收件箱的时间和注意力都在减少。“电子邮件容易引起压力,因为我担心在扫描无趣的电子邮件时,会错过了需要我紧急关注的重要电子邮件,”古普塔说。“随着人工智能的进步,我非常乐观地认为电子邮件问题会变得更少。”


Cint CIO Oscar Carlsson表示,这个问题不是电子邮件本身造成的,而是无效的电子邮件行为,浪费了你和同事们的时间。“每个电子邮件都要抄送五位同事,那些同事花时间打开你的电子邮件,理解这些信息,然后判断他们是否应该采取行动,结果发现这些事情实际上与自己没有多大关系。”卡尔森说。“事实上,这些电子邮件根本就不应该抄送给那些同事,这意味着您在组织中造成了巨大的时间浪费。在添加抄送新人员时,请记住总结必要的信息或操作点,这是为了避免他们不得不浏览一个为期五周的电子邮件链来了解他们需要采取什么行动。”


3. 放弃流水线作业式开发,采纳敏捷开发(Agile Software Development)


eMoney的首席技术官Nick DiLisi建议,在一个团队将任务交给另一个团队的过程中,切忌采纳过去的流水线作业式,而采纳当前流行的敏捷方法。


“传统的流水线式开发软件方法已经走入绝路,”DiLisi说。“技术团队需要确保他们的流程具有最短的开发周期。技术变化如此之快,团队需要保持敏捷并适应这些变化。“ Sungard AS的首席信息官Chris Fielding也提供了类似的观点。菲尔丁说:“组织变革很难,例如软件开发转向敏捷的方法就非常艰难,因为需要持续的努力,需要时间观察,也需要组织领导的支持。对于那些开始走向敏捷之路的组织来说,首先应该是摒弃任何瀑布式开发思维和流水线规划工具。”


4. 扩展您的人脉网络


Nick DiLisi建议通过寻找同行的经验来开拓你的专业网络,并将人脉之经验融入您的决策进程中。他说:“你可以把你的想法告诉别人,在你遇到问题时求助别人,这非常重要,这样你就不至于原地打转。虽然,你可能认为某些问题对我们的组织来说是独一无二的,但与他人的交谈会提醒我们,类似的问题曾经也发生在别人身上,他们有解决类似问题的经验,甚至可以过来帮助你。”


5. 消除不必要的试点项目


Nick DiLisi认为,您可以通过避免构建一些虚幻的技术来节省时间,因为该技术根本不解决实际问题。“当成熟的企业使用像云、人工智能和机器学习等技术时,他们并不真正需要一个Proof Of Concept,”他说。“但是,公司仍然需要了解这些技术以及如何将它们应用于业务需求。技术正在快速成熟,诸如POC之类的东西将导致昂贵的费用,而这些费用不可能带来业务的发展。”


6. 快速放弃


Sungard AS的Fielding表示,公司若致力于整合敏捷开发实践,应该找到一个可定制的支持工具来帮助您完成整个过程。“有一点至关重要,就是要了解到哪些功能可以为您和领导团队提供推动变革所需的信息,根据需要调整路线以确保持续向前不会停滞,”她说。“确定哪些功能可以增加价值并快速丢弃那些不增加价值的功能非常重要。没有正确的信息,敏捷开发将不再敏捷,甚至消费更长时间。“


7. 避免冗余


Neustar的首席信息官Jeff Gill说,有必要寻找单一的交付路径,以避免对客户或业务形成重复的流程。“对于新的想法和战略目标而言,IT团队必须明确定义采纳流程,” Jeff Gill说。“一旦确定了目标,明确规划优先事项,帮助技术团队了解需要完成的工作,他们就可以更加努力地专注于提供符合预先确定的时间表、范围和预算的里程碑。最终,当技术团队避免重复工作时,节省的时间就会见到真金白银了。”


8. 暴露问题,让团队决策


Neustar的Jeff Gill强调了三点:工作组之间需要坦率沟通,开发项目需要有清晰的优先级队列,维护仪表板以保持项目顺利进行。Gill说:“对我而言,这不是关于技术,更多的是关于工作习惯。一般来说,IT专业人员都是受过良好教育的问题解决者。我发现专注于揭露问题并帮助团队选择首先解决哪些问题更有效,而不是仅仅专注于节省时间。大多数情况下,技术团队会选择自己的工具和技术来解决节省时间的问题。”


9. 缩减例会时间


EasyVista的首席营销官兼高级副总裁John Prestridge并不是开发例会的粉丝,他认为每天的scrum应该是寻求简化事情的第一步。“这些会议仅仅产生一份状态报告,而不是实时协作和解决问题,” Prestridge说。“会议应该用于解决问题,并且它们应该只持续一段时间, 不宜占用太多时间。”


10. 采用合适的软件提高效率


像接受我们访谈的好多人一样,Prestridge更愿意绕开电子邮件来完成工作,他发现电子邮件会分散人的注意力。相反,他更喜欢专为协作而设计的工具。“Slack对于围绕关键项目的异步协作非常有帮助,”Prestridge说,“且支持更灵活的工作方法,以加速项目进度。它可以帮助您快速切换到项目并查看对话框和相关文档。Trello有助于确定项目的优先级和可见性。它非常适合在您面前保持正确的优先级。”


11. 摒弃过气的玩法


一直以来我们总是这么做事。你可能早就厌烦了这种说法,因为这种过时的理念代表了效率低下和一成不变。Synopsys Software Integrity Group的技术主管Tim Mackey说:“新技术应该产生新的效率,从定义上挑战旧思维。例如,当在容器或轻量服务器上部署应用程序时,如何在大型机上打补丁的最佳实践实际上充满了风险。” 同样,IBoss的McNiel表示,沉淀的偏见可能会阻碍数字化转型。McNiel说:“高管们经常陷入老的做事套路,这是惰性使然。你无法用旧思维解决新问题。你需要专注于预期的结果,然后从结果倒退如何开始新旅程。答案就在于您提出的问题里面。组织常常压制好奇心,这完全是得不偿失的做法。”


12. 结伴律师


最终,Mackey说,你迟早会遇到一个你需要公司法律代表出面的情况。为了加快速度,请在需要之前与他们建立联系。“从统计上来说,例如IT治理问题 ,事情在某些时候总会出错,法律团队的参与能让你解决问题更加顺畅,并有助于避免冲突,”Mackey说。“顺便说一句,这与理解风险如何在组织内流动密切相关。”


13. 警惕功能大而全的陷阱


Mackey说,交付延迟可能来自表面上节省时间的技术,实际上与组织的需求并不匹配,导致失控和花费更多时间。“量化成功并让团队对他们的项目担负责任,” 他争辩道。“我们都看到过大型IT项目的范围和预算都在不断增加,导致推迟发布。许多成功的项目往往从小项目开始,然后逐渐变大并建立成功,因为这些小项目了解行业最佳实践如何在其组织的治理规则中运作。换句话说,解决问题的方法不止一种,有时与组织的惯性斗争并不富有成效。”


14. 控制多任务处理


Prestridge说,当员工拥有管理时间和明确项目优先级所需的工具时,他们的工作效率会更高。“像Slack和Microsoft Teams这样的协作软件,好处在于,你可以随时向团队通报最新情况,或者向团队寻求帮助解决你遇到的问题,并且可以节省寻找合适人选的日子,”Prestridge说。“不利的一面是,这些工具天天对我们构成打扰,并会迫使你退出深层思考,而深层思考对于更复杂的任务来说是必要的。对于IT程序员来说,这可能是毁灭性的,因为您需要集中精力并创建解决复杂问题的流程,但是被中断后您只能执行浅薄的工作。我认为关键在于纪律 - 如何在主动发问和被动接收两端使用这些工具,以使其最有效率。有时,您真的希望减少多任务处理,值得自己聚焦于一件事,以提高深度思考的质量。”